Datenschutzerklärung
Stand: 06.10.2026
1. Verantwortlicher
FleetFeat GmbH
Bullachstraße 30
82256 Fürstenfeldbruck
E-Mail: info@fleetfeat.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@fleetfeat.de
2. Hosting (Vercel)
Diese Website wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, User-Agent) in Server-Logs verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Ausführung der Anwendung ist auf die Region Frankfurt am Main festgelegt; Vertragspartner ist die Vercel Inc. mit Sitz in den USA, weshalb eine Übermittlung in ein Drittland vorliegt. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework. Zusätzlich bestehen EU-Standardvertragsklauseln. Für einen Teil der Verarbeitung ist Vercel eigener Verantwortlicher: Für Dienst- und Kontaktdaten, die beim Betrieb der Plattform anfallen, verarbeitet Vercel Daten zu eigenen Zwecken (Vercel-Auftragsverarbeitungsvertrag Ziffer 4.b); hierfür gilt die Datenschutzerklärung von Vercel.
3. Fehler- und Stabilitätsüberwachung (Sentry)
Zur Gewährleistung der technischen Betriebssicherheit und zur Fehleranalyse setzen wir den Dienst Sentry ein (Anbieter: Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA). Tritt in unserer Anwendung ein technischer Fehler auf, werden Fehler- und Diagnosedaten an Sentry übermittelt; dabei können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen zu Browser, Gerät und dem aufgetretenen Fehler. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb). Da der Anbieter seinen Sitz in den USA hat, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgen (Art. 44 ff. DSGVO). Functional Software, Inc. ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich insoweit auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO).
4. Angebots- und Wartelisten-Formulare
Wenn Sie ein Angebot anfordern oder sich auf die Warteliste setzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Flottengröße, Fahrzeugtyp, PLZ, gewünschte Leistungen, E-Mail, optional Telefon) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden in unserer Datenbank (Supabase) in der EU gespeichert und nicht an Dritte verkauft.
5. E-Mail-Versand (Resend)
Bestätigungs- und Transaktions-E-Mails (z. B. Buchungen, Rechnungen, Abrechnungen) versenden wir über den Dienst Resend. Dies ist für die Abwicklung der Verträge und die Kommunikation mit Kunden erforderlich. Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse an Resend übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
6. WhatsApp-Kontakt (optional)
Der Kunde kann den WhatsApp-Kanal nutzen, um mit fleetfeat zu kommunizieren. Die Nutzung ist freiwillig. Alle Anliegen können alternativ über das Angebotsformular oder die Warteliste geklärt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Öffnen des Chats). Es gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp Ireland Ltd. und Meta Platforms, Inc. (https://www.whatsapp.com/legal/de-de/privacy-policy).
7. Cookies & Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)
Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. für den Login der Plattform-Nutzer). Marketing-Tools sind nicht im Einsatz. Um zu verstehen, welche öffentlichen Seiten aufgerufen werden und woher Besucher kommen, nutzen wir auf unseren öffentlichen Seiten Vercel Web Analytics, einen Dienst unseres Hosting-Anbieters Vercel Inc. (siehe Abschnitt 2). Vercel Web Analytics setzt keine Cookies. Beim Aufruf einer öffentlichen Seite werden der Zeitpunkt, die Adresse der Seite (ohne persönliche Parameter; erhalten bleiben nur Kampagnenparameter wie „utm_source"), die verweisende Website, das aus der IP-Adresse abgeleitete Land sowie Browser, Betriebssystem und Gerätetyp verarbeitet. Besuche werden über eine aus der Anfrage gebildete Kennung (Hash) gezählt, die nach 24 Stunden verworfen wird; eine Wiedererkennung über mehrere Tage oder Websites hinweg findet nicht statt. Ausgewertet werden ausschließlich zusammengefasste Statistiken. Schließen Sie eine Registrierung ab, wird zusätzlich das Ereignis „Registrierung abgeschlossen" mit der gewählten Rolle (Kunde oder Dienstleister) und gegebenenfalls den Kampagnenparametern der Registrierungsseite übermittelt, ohne Name, E-Mail-Adresse oder Firmenname. In den Kunden- und Partnerbereichen der Plattform findet keine Reichweitenmessung statt. Für Anbieter, Auftragsverarbeitungsvertrag und Drittlandübermittlung gilt das in Abschnitt 2 Gesagte, mit einer Einschränkung: Die Festlegung auf die Region Frankfurt am Main betrifft die Ausführung der Anwendung, nicht den Speicherort der Statistiken. Diese speichert Vercel an einem von Vercel bestimmten Ort; die Übermittlung in ein Drittland stützt sich auch hier auf das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung unseres Angebots).
8. KI-Assistent (Chat-Funktion)
Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Assistenten an, über den Sie Fragen im Freitext stellen können. Zur Sicherstellung und Verbesserung der Antwortqualität speichern wir die Chat-Verläufe: die gestellte Frage, die generierte Antwort, den Zeitpunkt, ein von Ihnen ggf. abgegebenes Feedback (hilfreich / nicht hilfreich), die technische Antwortdauer, das verwendete Sprachmodell sowie eine anonyme Sitzungs-Kennung. Die Sitzungs-Kennung lässt für sich genommen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu; IP-Adressen oder Plattform-Kontodaten werden nicht mit dem Chat verknüpft. Sofern Sie im Freitext selbst personenbezogene Daten eingeben (z. B. Name, Kennzeichen, Anschrift oder Kontaktdaten), werden auch diese gespeichert und verarbeitet. Wir bitten Sie, im Chat keine personenbezogenen Daten einzugeben. Bestimmte Muster (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Kfz-Kennzeichen, IBAN) werden vor der Speicherung automatisiert maskiert. Für die Funktion „KI-Assistent" setzen wir Anbieter von KI-Sprachmodellen ein. Die von Ihnen eingegebenen Inhalte werden dabei an den jeweiligen Anbieter übermittelt und dort verarbeitet. Welche Anbieter wir aktuell einsetzen, finden Sie in unserer Übersicht eingesetzter Dienstleister. Die Anbieter verarbeiten Ihre Eingaben ausschließlich zur Erzeugung der Antwort. Wir haben die Verarbeitung so konfiguriert, dass Ihre Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet werden. Grundlage ist der mit dem Anbieter geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag, der eine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken des Anbieters, insbesondere zum Training von Modellen, untersagt. Zudem ist die Verarbeitung so konfiguriert, dass sie in der Europäischen Union stattfindet und dass Eingaben und Antworten nach der Beantwortung gelöscht werden („Zero Data Retention"). Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir diese Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit der jeweilige Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, ergänzend auf den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss. Eine Kopie der vereinbarten Garantien erhalten Sie unter info@fleetfeat.de. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Qualitätssicherung unseres Angebots). Die Chat-Daten werden in unserer Datenbank (Supabase, EU) gespeichert und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Ihnen stehen die unter „Ihre Rechte" beschriebenen Betroffenenrechte zu, insbesondere Auskunft, Löschung und Widerspruch.
9. Plattform-Konten
Für Kunden- und Dienstleister-Konten verarbeiten wir Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Firmenname, Rolle) sowie die im Rahmen der Nutzung erfassten Daten (z. B. Fahrzeuge, Aufträge, Dokumente, Foto-Nachweise) zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Speicherort ist Supabase (EU). Auftragsverarbeitung. Soweit Kundenunternehmen in der Plattform Daten ihrer Beschäftigten und Fahrer verarbeiten (z. B. Fahrerzuordnungen, Führerschein-Nachweise, Fahrtenbuch, Bußgeldzuordnungen, Foto-Nachweise), tun sie dies als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; die FleetFeat GmbH verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (fleetfeat.de/avv). Sind Sie Beschäftigter oder Fahrer eines Kundenunternehmens, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an dieses Unternehmen; die FleetFeat GmbH unterstützt es dabei. Die Daten werden spätestens 30 Tage nach Ende des Vertrags mit dem Kundenunternehmen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
10. Protokoll- und Zugriffsdaten (Audit-Log)
Zur Gewährleistung der IT- und Datensicherheit, zur Nachvollziehbarkeit von Datenzugriffen und -abflüssen sowie zur Erkennung und Aufklärung von Missbrauch protokollieren wir sicherheitsrelevante Zugriffe und Aktionen innerhalb der Plattform in einem Zugriffs- und Aktivitätsprotokoll („Audit-Log"). Erfasst werden dabei insbesondere die handelnde Nutzerkennung, der Zeitpunkt, die Art der Aktion (z. B. Aufruf, Ansicht, Download bzw. Export von Daten) sowie der betroffene Datensatz bzw. dessen Umfang. Dies umfasst auch die Protokollierung des Umstands, dass Beschäftigte eines Kundenunternehmens ihre eigenen bei uns gespeicherten Nutzungs- und Fahrzeugdaten abrufen oder herunterladen — etwa im Rahmen einer Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO. Der zuständige Administrator des jeweiligen Kundenunternehmens kann über solche Zugriffe informiert werden und das Protokoll einsehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der IT-Sicherheit, der Nachvollziehbarkeit von Datenzugriffen und -abflüssen, der Erkennung und Aufklärung von Missbrauch sowie der Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Die Protokolldaten werden ausschließlich zu diesen Zwecken verwendet und nicht zur allgemeinen Verhaltens- oder Leistungskontrolle von Beschäftigten ausgewertet. Soweit ein Kundenunternehmen solche Funktionen einsetzt, verbleiben etwaige betriebsverfassungsrechtliche Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte (insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) in dessen Verantwortung. Empfänger der Protokolldaten sind die berechtigten Administratoren des jeweiligen Kundenunternehmens (mandantengetrennt nach Organisation) sowie — im technisch erforderlichen Umfang — unser Hosting-Dienstleister (Vercel Inc., USA — siehe Abschnitt 2) sowie unser Datenbank-Dienstleister (Supabase, EU). Die Protokolldaten werden für die Dauer von sechs Monaten gespeichert und danach gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheits- oder Missbrauchsvorfalls weiter benötigt werden.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an datenschutz@fleetfeat.de. Bitte beachten Sie: Rufen Beschäftigte eines Kundenunternehmens ihre eigenen gespeicherten Daten über die Plattform selbst ab oder exportieren sie diese, wird dieser Vorgang aus Sicherheits- und Nachweisgründen protokolliert (siehe Abschnitt 10). Dies dient der Nachvollziehbarkeit von Datenabflüssen, nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle.
12. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Schwellenwerte (§ 37 Abs. 1 BDSG: mehr als 20 Mitarbeiter mit automatischer Datenverarbeitung oder mehr als 20 Beschäftigte mit manuellen Datenverarbeitung; § 38 Abs. 1 BDSG: 20 Beschäftigte mit manuellen Datenverarbeitung) derzeit nicht erreicht werden. Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist die FleetFeat GmbH unter datenschutz@fleetfeat.de.
13. Karten und Adressauflösung (Google Maps)
Für die Darstellung von Karten und die Umrechnung von Adressen in Koordinaten setzen wir die Google Maps Platform ein (Anbieter: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland). Der Dienst wird auf zwei Wegen genutzt. Zum einen lösen wir Adressen auf unseren Servern in Koordinaten auf, damit Einsatzorte, Entfernungen und Servicegebiete berechnet werden können. Zum anderen laden Seiten mit Karten- oder Adressfeldern die Karten- und Adressvervollständigungs-Schnittstellen von Google unmittelbar im Browser Ihres Endgeräts. Auf diesem zweiten Weg gehen Ihre Eingabe und Ihre IP-Adresse direkt von Ihrem Endgerät an Google, ohne dass diese Daten über unsere Server laufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen): Karten- und Adressfunktion sind Bestandteil der Buchungs- und Fuhrparkfunktionen und keine gesondert zuschaltbare Zusatzleistung. Google ist für diese Verarbeitung eigener Verantwortlicher und nicht unser Auftragsverarbeiter (Google Controller-Controller-Datenschutzbedingungen Ziff. 4.1). Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung besteht für Google Maps deshalb nicht und ist nach diesen Bedingungen auch nicht vorgesehen. Für die Verarbeitung, die Google zu eigenen Zwecken vornimmt, gilt die Datenschutzerklärung von Google (policies.google.com/privacy). Drittlandübermittlung: Ja. Keine Garantie nach Art. 46 DSGVO durch fleetfeat, weil keine Auftragsverarbeitung vorliegt: Empfänger ist die irische Gesellschaft im EWR, die weitere Verarbeitung verantwortet Google selbst (Controller-Controller-Datenschutzbedingungen Ziff. 4.1 und 5.3). Für sie gilt die Datenschutzerklärung von Google. Eine Zusicherung zum Datenstandort besteht uns gegenüber nicht: Google verarbeitet als eigener Verantwortlicher auf eigener, weltweiter Infrastruktur. Die Angaben zu diesem und zu allen weiteren eingesetzten Anbietern finden Sie unter fleetfeat.de/dienstleister.
14. Übermittlung von Schadensdaten an eine Rechtsanwaltskanzlei
Übergibt ein Kunde (Flotten-Administrator) einen in der Software erfassten Schadensfall an eine mit uns kooperierende Rechtsanwaltskanzlei, übermitteln wir die zu diesem Schadensfall gespeicherten Daten an die vom Kunden ausgewählte Kanzlei, derzeit BISTER BRUNKE Rechtsanwälte PartGmbB, Rosastr. 42, 45130 Essen. Übermittelt werden: Firmendaten des Kunden, Name und Kontaktdaten des übergebenden Administrators, Fahrzeugdaten (Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Fahrzeugtyp, Leasing- bzw. Finanzierungsstatus), Name und gegebenenfalls Telefonnummer des Fahrers, Angaben zum Unfallgegner (Kennzeichen, Name, Anschrift, Versicherung), Unfallhergang, Fotos und Belege sowie bei Mandatierung die vom Kunden unterschriebene Vollmacht. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Veranlassung des Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit dem Kunden bzw. Anbahnung des Mandats) sowie hinsichtlich der Daten von Fahrern, Unfallgegnern und Zeugen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen). Die Kanzlei ist für die weitere Verarbeitung eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich und unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheit; eine Auftragsverarbeitung in unserem Auftrag liegt nicht vor.