Plattform · Kosten und Steuerung

Jeder Service, von geplant bis abgenommen.

Vier Zustände, die Sie im Dashboard mitlesen: geplant, in Arbeit, wartet auf Abnahme, abgeschlossen — mit Fotos und Beleg.

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Zustände

  • Geplant
  • In Arbeit
  • Wartet auf Abnahme
  • Abgeschlossen
  • Beleg in der Akte
Auftragsverlauf

Der Auftrag trägt seinen Zustand.

Kein Nachfragen beim Dienstleister. Was gerade passiert, steht am Auftrag.

Vier Zustände

Von der Buchung bis zum Beleg.

  1. GeplantTermin, Standort und Dienstleister stehen.
  2. In ArbeitVor Ort, Vorher-Fotos erfasst.
  3. Wartet auf AbnahmeNachher-Fotos liegen vor, Sie geben frei.
  4. AbgeschlossenBeleg und Kosten an der Fahrzeugakte.
Das Problem

Wo ein Auftrag verloren geht

Der Termin steht in einer Mail, der Beleg beim Dienstleister, die Freigabe im Kopf des Fahrers.

Termin ohne Fahrzeug

Ein Anruf, ein Datum, kein Eintrag am Fahrzeug. Wer später nachfragt, fragt einen Kollegen.

Arbeit ohne Nachweis

Gemacht ist nicht belegt. Bei der Leasingrückgabe zählt nur, was dokumentiert wurde.

Rechnung ohne Zuordnung

Eine Sammelposition für acht Fahrzeuge. Den Rest schätzt die Buchhaltung.

Der Verlauf

Vier Zustände, kein fünfter

Jeder Auftrag steht in genau einem davon. Ein Zustand „läuft irgendwie“ ist nicht vorgesehen.

1

Geplant

Fahrzeug, Leistung und Zeitfenster stehen fest. Der Termin hängt am Fahrzeug, nicht in einem Postfach.

2

In Arbeit

Der Dienstleister ist am Standort. Die Fotos vor der Arbeit sind gesetzt, das Fahrzeug bleibt vor Ort.

3

Wartet auf Abnahme

Die Fotos nach der Arbeit liegen vor. Ohne Abnahme vor Ort geht kein Auftrag weiter.

4

Abgeschlossen

Beleg, Zeitstempel und Fotos liegen in der Fahrzeugakte. Der Betrag zählt in die Kosten des Fahrzeugs.

Stahlregal mit gestapelten Rädern in einem kühlen Lagerraum unter einer einzelnen Lampe

Auftragsverlauf

Kein Nachfragen beim Dienstleister.

Was gerade passiert, steht am Auftrag — mit Fotos und Beleg. Jeder Zustandswechsel wird dort vermerkt, sobald er eintritt.

4 Zustände kein fünfter 1 Beleg je abgeschlossenem Auftrag
Was ein Nachweis enthält

Symbolbild

Was am Auftrag hängt

Ein Auftrag trägt seinen Nachweis

Nicht als Anhang, den jemand nachreicht, sondern als Bedingung für den nächsten Zustand.

Vor der Arbeit

Fahrzeug über die FIN gewählt

Der Auftrag hängt an der FIN. Ein Kennzeichen kann wechseln, die Akte bleibt dieselbe.

Während der Arbeit

Fotos vorher und nachher

Beide Seiten sehen dieselben Bilder, mit Zeitstempel und Ort der Ausführung.

Nach der Arbeit

Abnahme direkt vor Ort

Passt etwas nicht, wird sofort nachgearbeitet. Der Foto-Nachweis ist Abschluss-Bedingung, nicht Kür.

Ein Beispiel

Ein Auftrag am Demo-Fahrzeug

Dieselben vier Zustände, an einem einzigen Fahrzeug durchgespielt.

Das Fahrzeug

VW Transporter Kasten

Fahrzeug TR-1002, Kennzeichen M-DM 1002, Stand 91.200 km. Eine Innenreinigung für die Fahrzeugklasse Transporter zu 70,00 € netto läuft als ein Auftrag durch alle vier Zustände.

Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt. Angebot ausschließlich für Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Preise nach Fahrzeugklasse.

Was danach in der Akte steht

Datum, Leistung, Betrag, Beleg

Der Betrag fließt in die Kosten des Fahrzeugs — bisher 14.476,11 € TCO und 0,56 €/km. Nichts davon wird am Monatsende nachgetragen.

Weiter

Wohin ein Auftrag weiterzählt

Ein abgeschlossener Auftrag ist kein Endpunkt. Er taucht dort wieder auf, wo jemand über Kosten entscheidet.

In die Gruppe des Fahrzeugs

Jeder Auftrag zählt auf den Standort und die Kostenstelle, an denen das Fahrzeug hängt. Nutzergruppen ansehen

Auf eine Sammelrechnung

Jede Position bleibt einem Fahrzeug und einem Auftrag zugeordnet, bis zum Export. Verwaltung ansehen

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