Einstieg
Sicherheit und Datenschutz
Datenhoheit als eigene Verkaufsseite: Hosting in Deutschland, Rollen- und Rechtemodell, Löschfristen, Auftragsverarbeitung, Subprozessoren, Export der eigenen Daten.
Worum es geht
Fuhrparkdaten sind auch Personendaten
Fahrten, Führerscheine und Bußgeldvorgänge hängen an Menschen. Wer sie sammelt, muss sagen können, wo sie liegen und wann sie verschwinden.
Heute
Verteilt auf vier Ablagen
Fahrerliste im Ordner, Belege im Postfach, Fristen in einer Tabelle auf einem Rechner. Wer worauf Zugriff hat, weiß niemand genau.
Die Folge
Auskunft wird zur Suche
Fragt ein Fahrer, welche Daten über ihn gespeichert sind, beginnt das Zusammentragen. Eine Auskunft, die man erst suchen muss, ist keine.
Der Anspruch
Ein Ort, eine Regel
Jeder Eintrag hängt an einem Fahrzeug und an einer Rolle — mit Zweck und mit einer Frist, nach der er gelöscht wird.
Grundlagen
Drei Zusagen, die tragen
Keine Zertifikatswand. Nur das, was Sie im Betrieb überprüfen können.
Betrieb im Rechenzentrum Frankfurt
Datenbank und Dateien liegen im Rechenzentrum Frankfurt (EU). Wo Dienste Dritter nötig sind, benennen wir sie mit Namen — weiter unten.
Rollen statt Vollzugriff
Fuhrparkleitung, Geschäftsführung und Buchhaltung öffnen dieselbe Akte, sehen darin aber nicht dieselben Felder. Zugriff folgt der Aufgabe.
Fristen statt Sammeln
Was seinen Zweck erfüllt hat, wird gelöscht und nicht archiviert. Ein Beispiel dafür steht im nächsten Abschnitt.
Sicherheit
Nur das, was Sie überprüfen können.
Keine Zertifikatswand. Fahrten, Führerscheine und Bußgeldvorgänge hängen an Menschen — wer sie sammelt, muss sagen können, wann sie verschwinden.
Symbolbild — zeigt keinen echten Auftrag
Ein Beispiel, kein Versprechen
Drei Jahre als Standard
Wer ein Poolfahrzeug gefahren hat, steht im Nutzungsverlauf. Jeder Fahrerwechsel wird mit Zeitstempel protokolliert. Die Fahrerzuordnung wird standardmäßig drei Jahre nach Ende des Nutzungszeitraums gelöscht – außer ein Bußgeldvorgang ist noch offen. Die Frist ist einstellbar.
Nachweis
Ein Nachweis wird nicht geschätzt
Fragt jemand, wer ein Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt gefahren hat, und es gibt keinen passenden Eintrag, lautet die Antwort „Pool, unbekannt“. Nicht „vermutlich“. Ein geschätzter Nachweis hilft weder Ihnen noch dem Fahrer.
Wer sonst mitliest
Jeder Dritte hat einen Namen
Ein System ohne Dritte gibt es nicht. Ein System, das sie verschweigt, sollte es nicht geben.
Auftragsverarbeitung
Sie bleiben verantwortlich
Ihr Unternehmen ist die verantwortliche Stelle, wir verarbeiten in Ihrem Auftrag. Der Vertrag dazu gehört an den Anfang.
Dienstleister vor Ort
Nur der eigene Auftrag
Ein Servicepartner sieht Fahrzeug, Ort und Zeitfenster seines Auftrags. Nicht Ihre Kosten, nicht Ihre Fahrer, nicht Ihre übrige Flotte.
Nächster Schritt
Prüfen Sie es am eigenen Fuhrpark
Datenschutz entscheidet sich nicht auf einer Seite, sondern beim ersten Fahrzeug, das Sie anlegen.
So läuft der Umstieg
Flotte übernehmen, Rollen setzen, erster Auftrag. Zwei Wochen, vier Schritte. Umstieg und Einführung ansehen
Was ohne System liegen bleibt
Rechnen Sie durch, was ein manuell gesteuerter Fuhrpark kostet. Was kostet Nichtstun?
Kein Rechtsrat: Normbezüge und Fristen sind Orientierungswerte — maßgeblich sind Gesetz, Vertrag und Ihre betriebliche Praxis. Verbindliche Angaben zu Verarbeitung, Subprozessoren und Löschkonzept stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Your fleet. Handled.Fangen Sie mit einem Fahrzeug an.
Fuhrpark anlegenKontrolle und Nachweis
Zugriffe begrenzen, Änderungen belegen, Daten mitnehmen.
Sicherheit endet nicht beim Login: Bereichsrechte gelten serverseitig, Nachweise tragen eine Prüfsumme und Exporte bleiben verfügbar.
Audit-Log
Relevante Verwaltungsänderungen bleiben mit Zeitpunkt und handelnder Person nachvollziehbar.
Bereichsrechte
Nutzer sehen nur Fahrzeuge und Vorgänge innerhalb ihres organisatorischen Bereichs.
SHA-256-Prüfsummen
Nachweise lassen sich anhand ihrer gespeicherten Prüfsumme überprüfen.
Datenexport
Unternehmensdaten können in den angebotenen Exportformaten herausgegeben werden.
Auftragsverarbeiter
Die aktuelle Liste der eingesetzten Anbieter ist öffentlich dokumentiert.